Como compartilhar arquivos usando o Office 365 da Microsoft

Antes de mais nada é bom avisar que o pacote Office da Microsoft mudou. Os softwares da empresa de Redmond continuam sendo instalados no HD dos computadores, mas agora também abrem documentos diretamente pela internet, com uma versão chamada de Office 365. Este espaço, fornecido para o usuário na web, do Office 365 é privado, e só você pode mexer e utilizar. Já está totalmente integrado ao SkyDrive, o programa de armazenamento na nuvem da Microsoft.

Para quem for comprar agora o novo Office, a Microsoft está dando 20 Gigabytes (GB) de espaço grátis no SkyDrive, e 80 minutos por mês de ligações gratuitas para telefones fixos e celulares por meio do Skype. O Office 365 Home Premium pode ser instalado em até cinco computadores simultâneos, seja Windows ou Mac, e também pode ser instalado em tablets com o Windows 8.

A surpresa, no entanto, é que há agora a opção do Office 365, cujo sistema de compra baseia-se em uma assinatura anual – custa atualmente R$ 179,00 – ou com pagamentos fixos mensais de R$ 18,00. Se preferir, existem outros planos de assinaturas e serviços para o novo Office. Para saber mais, vá aqui. Abaixo, veja como compartilhar arquivos com seus amigos – e compartilhar pelas redes sociais – utilizando esta nova versão do Office, um espaço exclusivamente seu na nuvem, para você trabalhar com os principais programas da Microsoft; Word, Excel, PowerPoint e outros.

Como compartilhar um documento com o Office 365

Com o Office 365, você pode criar um documento colaborativo, no qual várias pessoas, podem inserir informações simultaneamente, ler, editar, alterar e novamente compartilhar. Primeiro, vá ao site oficial da Microsoft, logue-se no sistema com a sua conta Outlook (ou Hotmail), crie o documento e salve no SkyDrive. Depois, vá em Arquivo, Compartilhar (dependendo do programa que estiver usando essas opções podem ser diferentes) e clique em Convidar Pessoas.

No quadro que surge logo depois na tela de seu computador, insira os e-mails de todas as pessoas com quem quer compartilhar a edição do documento. Insira também uma mensagem personalizada, avisando do que se trata o documento e qual a função dele. Quando terminar, clique em Compartilhar, e o convite será enviado.

Somente quando as pessoas aceitarem o convite é que elas poderão ver o conteúdo do documento e fazer as alterações que desejarem. Em Obter um Link de Compartilhamento você também pode convidar mais pessoas enviado apenas um link – é útil, por exemplo, no caso de você não saber o e-mail dos contatos, pois poderá postar o link em um blog ou nas redes sociais. Se preferir não permitir que os convidados editem o conteúdo de seu documento, clique em Apresentar Online. Eles irão ver, mas não poderão modificar.

Por último, lembre-se sempre que você poderá controlar as mudanças que as outras pessoas fazem em qualquer um documento compartilhado. Basta ir em Arquivo, Informações e escolher a opção Proteger Documento. Lá, você pode colocar uma senha, limitar os tipos de modificações, entre outras coisas.

Então, é isso aí. Penso que a Microsoft deu um passo a frente com esta nova versão do Office para a web. Apesar de estar atrasada em relação a seus concorrentes, os programas do Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ainda são os mais utilizados em todo o mundo. Então, já não era sem tempo, não é?